Inschrijfprocedure wedstrijden

Inschrijfprocedure voor Judoka’s van STJN, seizoen 201-2018

Deelname van de judoka’s aan regionale, nationale en internationale judotoernooien regelt de STJN via de wedstrijdcoördinator voor zover dit niet door RTC/JBN in de kwalificatie trajecten wordt geregeld.
De wedstrijdcoördinator verzorgt de communicatie, registratie, administratie en inschrijvingen voor de wedstrijden in nauwe samenwerking met de trainer/coaches en of het RTC/JBN.

De inschrijvingen en betalingen voor toernooien gaan over behoorlijk wat schijven. Los van alle administratieve aspecten kost dit tevens veel tijd van vrijwilligers.

Om een en ander zo goed en efficiënt mogelijk te laten verlopen is deze procedure opgesteld.

Het systeem

STJN Wedstrijdinschrijving werkt met een Excel spreadsheet data-base en een gmail account voor communicatie. De data-base bevat van iedere wedstrijdjudoka de geboorte datum, gender, JBN-nr. en worden de gradaties (kleur band), gewicht en gewichtsklasse actueel bijgehouden. De gmail account bevat alleen de email adressen als contactgegevens voor wedstrijdinschrijfcommunicatie. Andere contact informatie wordt door de ledenadministratie van STJN bijgehouden (ledenbeheerstjn@gmail.com).

Voor deelname aan wedstrijden is, in bijna alle gevallen, JBN lidmaatschap verplicht. Inschrijving voor wedstrijden binnen Nederland gaat, in bijna alle gevallen, online via de mijnjbn.nl site. Alleen de ‘Toernooi secretaris’ (de Wedstrijdcoördinator) van de club, waaronder je bij de JBN geregistreerd staat kan judoka’s inschrijven voor wedstrijden via dit portaal.

Het is zowel voor ons als voor jezelf van groot belang dat de gegevens up-to-date blijven.

Wijzigingen m.b.t. contactgegevens (e-mail) hoor je daarom altijd direct door te geven aan de wedstrijdcoördinator en leden administratie STJN.

Wedstrijdinschrijfgelden (€ 10,- of € 25 per maand voor STJN leden, afhankelijk van hun wedstrijdprogramma) worden ingehouden net zoals de STJN-contributie. Het wedstrijdgeld is een voorschot op het verschuldigde inschrijfgeld bij deelname aan wedstrijden. Periodiek zal er een verrekening door de penningmeester plaatsvinden (te weinig of teveel betaald).

De wedstrijdinschrijvingen

1. Twee keer per jaar wordt er een wedstrijdkalender (jaaroverzicht in de vorm van een groot spreadsheet) gemaakt met een overzicht van alle toernooien en ander activiteiten, en per e-mail verstuurd. Op die lijst wordt, zo goed als mogelijk, per toernooi aangegeven welke judoka's deelnemen. Deze keuze wordt door de Technische Staf (TS) gemaakt.

2. Mocht je bij het verschijnen van deze kalender, dan al weten dat data verhinderd zijn: kun je dat al direct doorgeven aan de wedstrijdcoördinator.

3. Betreffende de inschrijving van een toernooi ontvang je een e-mail ter aankondiging, met een overzicht van de judoka's die aangemerkt staan om in te schrijven voor het betreffende toernooi. Deze lijst kan afwijken van eerder genoemd jaaroverzicht en is altijd in overleg met de trainers opgesteld.

In principe worden de judoka’s door de TS aangemerkt voor welke wedstrijden zij ingeschreven kunnen worden. In de wedstrijdkalender staat aangegeven welke wedstrijden in principe door de betreffende leeftijdscategorieën worden bezocht.

Je wordt verzocht te reageren voor een gestelde deadline indien gegevens niet kloppen of als je bent verhinderd.

(In enkele gevallen zullen we erg vroeg moeten inschrijven indien er een limiet gesteld is aan het aantal deelnemers, vol = vol toernooien.)

4. Zonder tegenbericht wordt de inschrijvingen vervolgens, als zodanig, ingediend bij de organiserende vereniging en worden de betalingen gedaan.

Restitutie van inschrijfgeld is na betaling meestal niet meer mogelijk.

5. Elke organisatie biedt de mogelijkheid om na inschrijving nog enkele gewichtswijzigingen door te geven tot op ongeveer een week voor het toernooi. Na die datum zijn wijzigingen niet meer mogelijk en loop je het risico dat je moet bijbetalen bij de weging of erger dat je wordt uitgesloten van deelname.

6. Ongeveer een week voor aanvang van het toernooi ontvang je de noodzakelijke toernooi-informatie en bijzonderheden zoals weegtijden, links naar de website van de organisator, en dergelijke.


Wat wordt er van de judoka’s / ouders verwacht?

- Geef in ieder geval direct contact-/adreswijzigingen door bij wedstrijdcoördinator en ledenadministratie.

- Zorg dat het gewicht regelmatig wordt gecontroleerd en geef dat door.

- Reageer a.u.b. binnen de gestelde periode op e-mails. Geen reactie betekent akkoord.

- Mochten er vragen, op- of aanmerkingen zijn op toernooiverloop, organisatie of andere onregelmatigheden, communiceer dit met de wedstrijdcoördinator.

Wedstrijdcoördinator STJN

stjn.wedstrijdcoordinator@gmail.com

Direct naar

Hall of Fame

Hall of Fame

Inschrijven

Wil jij graag judoën? schrijf je direct in bij Top Judo Nijmegen en begin zo snel mogelijk!

Aanmelden judoka

Contact

Heeft u een vraag aan ons? Neem dan gerust contact met ons op via de contactpagina en wij reageren zo snel mogelijk!

Contact
Website door Siteraise